¿Todos los trabajadores deben tramitar la e.firma para afiliarse al IMSS? Esto sabemos

El 14 de octubre venció el plazo de transición que el consejo del Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) otorgó para la solicitud obligatoria de la Firma Electrónica Avanzada (e.firma) para nuevas vinculaciones y afiliaciones al seguro social; sin embargo, este requerimiento no es para todas las personas.   

El 16 de julio, tras una propuesta de Luisa Obrador Garrido, titular de la Dirección de Incorporación y Recaudación del IMSS, el consejo aprobó y publicó en el Diario de la Federación (DOF) el acuerdo ACDO.AS2.HCT.290626/176 que obliga el uso de la firma electrónica como único certificado digital válido para personas empleadoras y sujetos obligados que realizan movimientos afiliatorios o vinculativos ante el seguro social.

Este cambio elimina el Número Patronal de Identificación Electrónica (NPIE) y permite a los empleadores realizar la vinculación vía electrónica. 

Pese a que en redes sociales circulan publicaciones que afirman que “todos los trabajadores” deberán solicitar la firma electrónica para afiliarse, el acuerdo especifica que es solo para empleadores o las personas encargadas de realizar dicho trámite por parte de las empresas. 

“Aprobar el uso exclusivo de la Firma Electrónica Avanzada (E.FIRMA), cuyo certificado digital sea emitido por el Servicio de Administración Tributaria, en los actos que realicen las personas empleadoras o sujetos obligados ante el Instituto Mexicano del Seguro Social, cuando estos opten por realizarlos mediante medios de comunicación electrónicos”, indica el acuerdo. 

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¿Cómo funciona este cambio?

El asesor y vocero de la Comisión Técnica Sector Empresarial del Colegio de la Contaduría Pública de México, Jorge Alvarado Cordero, explica a El Sabueso que el cambio busca que el empleador ya no tenga que acudir a las subdelegaciones del IMSS para dar de alta o baja las vinculaciones y que pueda hacer este trámite de forma virtual.

En México, existen jerarquías de identidades, es decir, el orden de importancia que tienen los diferentes métodos de autenticación digital. La e.firma o firma electrónica es el conjunto de datos y caracteres que permite la identificación del firmante, por lo que sirve como una firma autógrafa y tiene el nivel más alto en la jerarquía para realizar cualquier tipo de trámite.

Jorge Alvarado Cordero menciona que el cambio para las nuevas vinculaciones necesitará que la empresa requiera obligatoriamente de una sola persona física con poderes notariales de representación para ingresar al escritorio virtual con la e.firma y vincular a las personas, ya que por seguridad de la empresa no cualquier trabajador puede hacer uso de dicho documento. 

Este cambio beneficia no solo a la empresa disminuyendo el tiempo burocrático de las altas o bajas de los contribuyentes, también evitará esquemas legales inválidos o que las empresas argumenten errores de captura en las nóminas para deslindarse de responsabilidades.

El acuerdo menciona que la firma será concentrada por los portales del Escritorio Virtual y el Buzón del IMSS, aunque seguirá siendo la interfaz de trámites del seguro social la que procesará los lotes masivos de movimientos y la administración de facultades de usuarios.

Cabe señalar que este acuerdo no aplica para personas que se afilian al IMSS a través del sistema de trabajador independiente. Para unirse al régimen voluntario virtualmente, la página del IMSS solo pide como documentos el CURP, RFC, el Número de Seguridad Social (NSS) y un correo electrónico personal.

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Consecuencias por incumplir el acuerdo

La Ley del Seguro Social establece en el artículo 15 que un empleador o patrón tiene como obligación registrar e inscribir a sus trabajadores en el IMSS, comunicar sus altas y bajas, así como las modificaciones de su salario, dentro de plazos no mayores de cinco días hábiles. 

Además, con el nuevo acuerdo, tiene la obligación de revisar que su firma electrónica esté vigente, es decir, que no sea mayor a cuatro años de haber sido expedida por el Servicio de Administración Tributaria (SAT).

De lo contrario, el artículo 304-B señala que el empleador puede enfrentar multas que van de 3 mil 150 a 23 mil 628 pesos, calculadas con base en el salario mínimo, o de 350 a 2 mil veces el valor de la Unidad de Medida y Actualización (UMA), es decir, desde 41 mil pesos hasta 234 mil 620 pesos. 

Jorge Alvarado Cordero también señala que en caso de que el patrón o quien administre la firma electrónica de la empresa tarde en notificar o haga mal uso del documento, el Código Fiscal de la Federación, en el artículo 17, establece que las instituciones pueden cancelar o revocar la firma y tendrán que tramitar una nueva. Aunado a esto, el empleador tiene la obligación de cubrir las cuotas del seguro del trabajador hasta que regularice su documento.

El especialista recomienda a los empleadores revisar el estatus de su e.firma y a las personas colaboradoras o empleadas “no preocuparse, pues no necesitan la firma electrónica para realizar trámites laborales como el del seguro, ya que estas son obligaciones exclusivas de los patrones y representantes legales”.